Часто в бизнесе, на трудовом месте и при официальных контактах приходится применять аспекты деловой переписки. Как подобное общение сделать качественным и приятным?
Форму и шаблон участники диалога эпистолярного жанра выбирают, исходя из того уровня, на котором находится деловое общение, и типа информации, которую необходимо донести до адресата. Во многих странах есть свои особенности оформления документа (сопроводительного или гарантийного письма, напоминания, извещения и прочее).

В России также существуют определенные стандарты, прописанные и законодательно установленные. В основном, в мире придерживаются международных норм и правил ведения деловой переписки.

Важными структурными компонентами письменного общения, осуществляемого электронной или почтовой рассылкой, являются:

 - полное имя отправителя или наименование организации;

 - датирование письма;

 - адрес конкретного получателя;

 - обращение-вступление с указанием должности, званий, фамилии, имени и отчества адресата;

 - ссылка на тему или цель письма;

 - основное конструктивное содержание текста;

 - заключение в вежливой форме;

 - подпись отправителя c уважительной фразой;

 - указание на возможные приложения или рассылку копий по другим адресам.

 

Немаловажным фактором ведения письменного общения является грамотность исполнителя, использование визитного бланка, эстетичное оформление послания:

с учетом удобного для чтения шрифта, с выделением главных мыслей, смысловых абзацев. Чаще всего используется интервал между строк 1,5-2, а в указанных реквизитах - 1. Текст документа приводится на языке адресата или на английском. Абзацы текста должны быть величиной не более 8 печатных строк, первый и последний - не более 4.

Поможет решению вопроса, изложенному в письме, принятый этикет реагирования на письмо: отправленного почтовой пересылкой - в течение 10 дней, электронным вариантом или факсом - 2 суток. Верно выбранный доверительный тон обращения, как правило, устраняет различные естественные коммуникативные барьеры (социальные, психологические, этнокультурные). Смысл текста должен быть понятным, недопустима его двусмысленность. Уважительная фраза пишется перед подписью с заглавной буквы, после нее ставится запятая: С уважением или Искренне Ваш.

В результате применения основных правил ведения деловой переписки, общение становится успешным и взаимовыгодным.